Erfasst sind vor allem im Original erhaltene Urkunden, aber auch Urschriften mittelalterlicher Fälschungen, angebliche Originale (gekennzeichnet „†“), Diplome zweifelhafter Originalität, interpolierte Stücke (gekennzeichnet „#“) und ähnliches. Zu jeder Urkunde werden die laufende Nummer der einschlägigen Edition, das Ausstelldatum, der Lagerort und schließlich die verfügbaren Faksimiles und Abbildungen angegeben.

Zu Fragen der Echtheit sind über diese stark vereinfachten Angaben hinaus jedoch stets die Edition und die einschlägige Literatur heranzuziehen.

Die Angabe des Ausstelldatums einer Urkunde erfolgt in der Reihenfolge Jahr – Monat – Tag; das Datum soll nur zur Orientierung des Benutzers dienen und wurde in vielen Fällen vereinfacht: Erschlossene Angaben stehen in Klammern; die von den Herausgebern erschlossenen Daten konnten aber nicht immer in aller Ausführlichkeit wiedergegeben werden. Auch in Datierungsfragen ist also auf die maßgebliche Edition zu verweisen.

Zwischen Faksimiles und anderen Abbildungen wird nicht unterschieden. Vorzugsweise werden komplette Wiedergaben angeführt. Wenn ein im Verzeichnis häufiger zitiertes und leicht zugängliches Werk zahlreiche Urkunden vollständig, einige aber nur in Teilen abbildet, so sind auch die letzteren angeführt. Nicht vollständige Abbildungen sind durch das Kürzel „(tf)“ (= teilfaksimiliert) gekennzeichnet. Nachzeichnungen (etwa der einschlägigen Abbildungswerke des 17. bis 19. Jahrhunderts) und Abbildungen, die lediglich kleine Teile der Urkunden (Schriftproben, graphische Symbole, Siegel) wiedergeben, werden nicht nachgewiesen.

Unterliegt die zitierte Abbildung einer fortlaufenden Seitenzählung, so wird die entsprechende Seite mit 'S.' angeführt; eine Zahl ohne vorausgehendes 'S.' bezeichnet eine Tafel bzw. eine getrennt paginierte Abbildung. Mehrbändige Werke werden in römischen Zahlen, die Abbildungen in arabischen Zahlen angegeben, beides durch Schrägstrich voneinander getrennt.

Die hier verzeichneten Urkunden sind mit kanonischen Referenzen adressierbar, die jeweils im Fußbereich der Detailanzeige angegeben sind. Dort findet sich immer auch ein Link mit dem Titel „als CEI-XML exportieren”, der es erlaubt, die Datensätze jeweils in einem XML-Format zu exportieren, das den Standards der Charters Encoding Initiative entspricht.

Das Verzeichnis geht auf das „Abbildungsverzeichnis der original überlieferten fränkischen und deutschen Königs- und Kaiserurkunden von den Merowingern bis zu Heinrich VI.” von Irmgard Fees zurück, das 1994 in der von Peter Rück herausgegebenen Reihe „Elementa diplomatica” erschienen ist. Angesichts der starken Zunahme konventioneller und digitaler Abbildungen von Urkunden seit dem Ende des 20. Jahrhunderts war ein solches gedrucktes Verzeichnis schon bald nach dem Erscheinen obsolet und wurde mit Hilfe von Dr. Peter Worm im Jahre 2002 in eine Online-Version überführt, die seitdem vor allem durch Irmgard Fees beständig aktualisiert und erweitert wird. Maßgeblich beteiligt waren daran zudem 2007-2008 Martin Zahl M.A., 2009-2010 Prof. Dr. Georg Vogeler und 2011-2017 Julian Schulz M.A. Zahlreich sind die Helfer, die zur Weiterführung des Verzeichnisses beigetragen haben; zu nennen sind besonders Daniel Russell, Dorothea Hutterer, Claudia Hefter, Magdalena Butz und Maximilian Lang. Nachdem das Verzeichnis von 2008 bis 2024 auf den Seiten der Professur für Historische Grundwissenschaften und Historische Medienkunde verfügbar war, konnte es 2025 auf die Seiten der MGH überführt und grundlegend modernisiert werden.

Bei der schwer zu überschauenden Menge der verzeichneten Urkunden und der breiten Literatur sind ergänzende Hinweise und Korrekturen erwünscht und willkommen! Hinweise bitte an Irmgard.Fees@lrz.uni-muenchen.de